【主持人】各位同事、股份合作公司代表，大家好！歡迎參加龍崗區(qū)股份合作公司議事規(guī)則3.0培訓(xùn)會。今天，我們將重點學(xué)習(xí)如何規(guī)范會議流程，提升公司議事水平。圍繞本次培訓(xùn)主題，我們邀請到了龍崗區(qū)財政局（區(qū)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理局、區(qū)集體資產(chǎn)管理局）集體資產(chǎn)監(jiān)管工作分管領(lǐng)導(dǎo)蔡海智和集體資產(chǎn)監(jiān)管相關(guān)負(fù)責(zé)人巫萬恒。首先，請蔡局為我們介紹一下本次培訓(xùn)的背景和目的。
【蔡海智】大家好！今年8月份，我們局印發(fā)了《深圳市龍崗區(qū)股份合作公司議事規(guī)則操作指引》，要求各股份合作公司按照該指引召開會議，規(guī)范議事流程，提升治理水平，希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)，確保學(xué)有所獲。特別是我們街道集體資產(chǎn)監(jiān)管部門的同事，要將培訓(xùn)內(nèi)容及時傳達(dá)到轄區(qū)其他股份合作公司，幫助股份合作公司更好地應(yīng)用議事規(guī)則，實現(xiàn)民主議事、清晰決策。
【主持人】謝謝蔡局。接下來，請巫萬恒同志為我們授課。
【巫萬恒】：謝謝蔡局及主持人。各位同事、股份合作公司代表，大家好。近兩年，為提升股份合作公司議事能力，規(guī)范議事步驟，提高議事技巧，更有效地保障集體和股東的合法權(quán)益，我局不斷完善議事規(guī)則，目前已經(jīng)推出了議事規(guī)則1.0、2.0和3.0版本。相比此前的兩個版本，3.0版本有顯著修改，特別是在如何推動內(nèi)部機(jī)構(gòu)各司其職方面有重要指引。今天的培訓(xùn)不僅講議事規(guī)則，還涉及厘順治理機(jī)制的問題。我們要明確董事會、監(jiān)事會等各個治理機(jī)構(gòu)的職能，以保護(hù)股東權(quán)益，特別是中小股東的權(quán)益。在股份合作公司中，股東身份是基于村民身份，這使得保護(hù)成員權(quán)益尤為重要。
【主持人】：巫科，您提到的內(nèi)部機(jī)構(gòu)職能具體是怎樣的？
【巫萬恒】：公司治理機(jī)構(gòu)主要包括：股東（代表）大會、董事會、監(jiān)事會、集體資產(chǎn)管理委員會，也就是我們平時所稱的股份合作公司“四會”。其中，股東代表大會是最高決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議和通過董事會提交的議題和年度報告等。董事會是公司的經(jīng)營決策和業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，對股東（代表）大會負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)公司的經(jīng)營決策，包括戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)預(yù)算和擬定各項投資方案等。監(jiān)事會是公司業(yè)務(wù)和財務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，監(jiān)督公司企務(wù)的決策、執(zhí)行、公開等程序，向股東（代表）大會負(fù)責(zé)并報告工作，確保公司運行合規(guī)合法，充分保護(hù)集體和股東權(quán)益等。集體資產(chǎn)管理委員會是公司集體股代表，履行集體股出資人職責(zé)，代表大股東進(jìn)行投票，負(fù)責(zé)集體股收益、征地款、城市化轉(zhuǎn)地補(bǔ)償款的管理等。通過這樣的分工，可以有效提升公司內(nèi)部控制民主合規(guī)建設(shè)，確保每個股東的利益都得到平衡和保護(hù)。此外，我局已擬定相關(guān)制度文件來提高龍崗區(qū)股份合作公司經(jīng)營管理能力，明確董事會、監(jiān)事會、集體資產(chǎn)管理委員會工作職責(zé)，確保公司管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，擬于近期印發(fā)實施。
【主持人】：請問巫科，議事規(guī)則的操作流程主要有哪些？
【巫萬恒】：在我們印發(fā)的手冊中，詳細(xì)列出了各類會議的操作流程，包括會議通知、決議制定等。每個會議都需按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保合規(guī)。例如，發(fā)放會議通知不僅僅告知議題即可，需要附上相關(guān)議題材料讓參會人員提前、充分知曉開會內(nèi)容，避免模糊投票、不清晰決策。在3.0版本中，我們還提供了35個模板供股份合作公司參考，以便其更加方便操作。
【主持人】：謝謝巫科的詳細(xì)分享。接下來，我們進(jìn)入問答環(huán)節(jié)，歡迎大家提出疑問。
【股份合作公司代表1】：蔡局、巫科，關(guān)于議事規(guī)則的具體實施，是否有針對性的培訓(xùn)計劃？
【巫萬恒】：您好。針對股份合作公司存在的共性和差異性實際，我們計劃定期舉辦專項培訓(xùn)，靶向協(xié)助股份合作公司理順解決問題，確保每位參與者都能深入理解議事規(guī)則的具體應(yīng)用。如果股份合作公司開會時有需要，也可以隨時向我們反映，我們將派出團(tuán)隊到現(xiàn)場或者通過線上方式進(jìn)行指導(dǎo)，也歡迎大家隨時向我們的團(tuán)隊咨詢。
【股份合作公司代表2】：在會議通知中，有哪些必須包含的信息？
【巫萬恒】：會議通知必須包含以下信息：1.會議的時間、地點和形式（如線上或線下）；2.會議的議程，包括需要審議的議題及相關(guān)報告材料等；3.參與會議的人員名單，尤其是監(jiān)事會成員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人；4.其他需要提前準(zhǔn)備的材料或文件。確保上述信息準(zhǔn)確無誤，有助于提高會議效率。
【股份合作公司代表3】：請問在實際操作中，如果發(fā)現(xiàn)某個決議不符合程序規(guī)定，該如何處理？
【巫萬恒】：這個就是本次培訓(xùn)重點之一了。監(jiān)事會是股份合作公司的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，要積極參與各項會議，切實履行其監(jiān)督職責(zé)，而不是參與經(jīng)營決策。如果發(fā)現(xiàn)決議過程不符合程序規(guī)定，監(jiān)事會首先要及時在董事會會議中留下監(jiān)督意見。監(jiān)事會可以對該決議的監(jiān)督意見進(jìn)一步討論，并提出程序上的建議。如果需要，可以召開監(jiān)事會會議來要求董事會重新審議該決議，或者在股東（代表）大會上及時指出，以確保程序正確。
【股份合作公司代表4】：關(guān)于股東的權(quán)益保護(hù)，具體有哪些措施？
【巫萬恒】：我們在議事規(guī)則中設(shè)定了多項措施來保護(hù)股東權(quán)益，具體包括：一是要求經(jīng)營、決策全過程公開，確保所有股東能夠及時獲取公司決策和財務(wù)狀況的信息。二是讓監(jiān)事會回歸監(jiān)事職責(zé)，監(jiān)事會切實履行監(jiān)督職能，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不當(dāng)決策或不合規(guī)的程序。三是切實保障投票權(quán)，中小股東在股東大會上享有平等的投票權(quán)，確保他們的聲音被聽到。
【股份合作公司代表5】：如果我們希望修改某項議事規(guī)則，該如何提出建議？
【巫萬恒】：為進(jìn)一步規(guī)范完善股份合作公司議事規(guī)則改革，我們誠摯歡迎大家向我們建言獻(xiàn)策，可以通過實名或者匿名的形式經(jīng)股份合作公司、街道集體資產(chǎn)監(jiān)管部門或者郵寄郵件等方式反饋我局，最好附上具體理由和具體修改建議，我們將認(rèn)真研究吸納，深化完善議事規(guī)則。如果僅僅是對公司的意見建議，在股份合作公司收到意見建議后，公司應(yīng)主動討論并決定是否進(jìn)行修改，如認(rèn)為不修改也應(yīng)說明原因主動回復(fù)。
【股份合作公司代表6】：請問在會議上，如何確保每位股東都有機(jī)會發(fā)言？
【巫萬恒】：為了確保每位股東都有機(jī)會發(fā)言，這個時候就體現(xiàn)了履行議事規(guī)則的重要性了，公司可以這樣做：一是設(shè)定發(fā)言時間，在會議議程中預(yù)留專門時間供股東發(fā)言；二是使用發(fā)言登記表，讓股東提前登記發(fā)言意愿，以便合理安排發(fā)言順序。三是主持人引導(dǎo)，主持人應(yīng)積極引導(dǎo)討論，確保每位股東都能參與到會議中。
【股份合作公司代表7】：在實施議事規(guī)則時，如果出現(xiàn)內(nèi)部人控制的情況，該如何應(yīng)對？
【巫萬恒】：如果發(fā)現(xiàn)有人控制票決等問題，監(jiān)事會應(yīng)充分履行監(jiān)督職能。監(jiān)事會可以當(dāng)面指出，也可以進(jìn)行調(diào)查，并在必要時召開臨時股東大會，重新審議相關(guān)決策。此外，股東也要充分行使自己的監(jiān)督權(quán)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不當(dāng)行為，也可以向監(jiān)管部門舉報。
【股份合作公司代表8】：如果我們需要修改章程，如何通過議事規(guī)則實現(xiàn)？
【巫萬恒】：修改章程主要需要經(jīng)過以下4個步驟：1.提出修改建議：任何股東可以提出章程修改建議，需以書面形式提交給董事會。2.董事會審議：董事會將對修改建議進(jìn)行審議，并決定是否將其納入下一次股東大會的議程。3.召開股東大會：在股東大會上，按公司章程的特別決議同意才能通過章程修改。4.備案：修改后的章程需向相關(guān)部門備案，以確保合法合規(guī)。
【股份合作公司代表9】：在實際操作中，我們?nèi)绾卫斫夂吐鋵嵾@些議事規(guī)則？
【巫萬恒】：股份合作公司可以通過以下幾個步驟來推動落實議事規(guī)則：一是加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)：定期對員工和管理層進(jìn)行議事規(guī)則培訓(xùn)，努力將規(guī)則融入到每個人的思維習(xí)慣中，使股民們切身體會到規(guī)則的重要性。二是制定清晰的流程：各股份合作公司要根據(jù)議事規(guī)則，制定詳細(xì)的會議流程，包括會議通知、議程設(shè)置、決策表決等，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循。三是強(qiáng)化監(jiān)督與反饋：在實施過程中，監(jiān)事會應(yīng)定期監(jiān)督議事規(guī)則的執(zhí)行情況，并根據(jù)反饋不斷優(yōu)化和調(diào)整相關(guān)流程。四是建立健全公開透明的信息共享機(jī)制，確保所有股東能夠及時獲取會議記錄、決策結(jié)果等信息，以增強(qiáng)透明度和信任感。
【股份合作公司代表10】：如果在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)某些環(huán)節(jié)不符合議事規(guī)則，該如何處理？
【巫萬恒】：如果發(fā)現(xiàn)某些環(huán)節(jié)不符合議事規(guī)則，應(yīng)立即采取糾正措施。首先，相關(guān)人員應(yīng)記錄下不合規(guī)之處，并及時向監(jiān)事會報告。監(jiān)事會可以召開臨時會議，對相關(guān)決策進(jìn)行審查，并在必要時重新召開股東大會進(jìn)行審議。確保所有決策都符合規(guī)定，是維護(hù)公司治理結(jié)構(gòu)的重要一環(huán)。
【股份合作公司代表11】：您認(rèn)為有哪些具體措施可以提高決策的透明度？
【巫萬恒】：全過程對股東公開一直是我們對股份合作公司的要求，我們局已著手?jǐn)M定相關(guān)制度文件來規(guī)范股份合作公司企務(wù)、財務(wù)公開程序，明確了股份合作公司須主動公開的15項事項，股東也可以向股份合作公司申請公開。其次，也可以通過以下措施提高決策透明度：一是公開會議記錄，將會議記錄及時公開，讓所有股東都能查看討論內(nèi)容和決策過程。二是定期報告，股份合作公司定期向股東發(fā)布公司運營報告，包括財務(wù)狀況、重大決策及其影響等信息。三是設(shè)立反饋機(jī)制，建立反饋渠道，讓股東能夠?qū)镜臎Q策提出意見或建議，從而增強(qiáng)互動性。
【主持人】以上是針對股份合作公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)及其運作有關(guān)問答環(huán)節(jié)，感謝各位股份合作公司代表們的提問，也感謝蔡局、巫科參與我們本次在線訪談。今天的訪談到此結(jié)束，我們下期再見！
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